一、会议目的与意义
期刊编辑部例会旨在通过会议保障各岗位、各部门工作衔接与信息通畅，及时汇报工作进展、协调解决问题，加强部门之间的沟通与合作，提高工作效率，确保各项工作按计划有序进行。
二、会议时间与频率
1. 例会定于每个月第一周和第三周的周一下午2:30进行。
2. 若因特殊情况需要调整会议时间或取消会议，将提前通知所有参会人员。
3. 若遇到紧急或特殊情况，可临时增加会议。
三、会议地点
玄武校区科研楼裙楼314会议室。
四、参会人员与职责
1. 期刊编辑部主任主持会议，确保会议顺利进行并对会议决策负责。
2. 各编辑室主任/副主任汇报各编辑室工作的进展情况，提出存在的问题和建议。
3. 参会人员积极参与讨论，分享工作心得，提出问题和建议。
五、会议议程
1. 会议开始前5分钟，参会人员应到齐并准备好相关材料；
2. 期刊编辑部主任宣布会议开始并介绍会议议程；
3. 各编辑室主任/副主任依次汇报工作进展情况；
4. 参会人员就工作中的问题提出建议并讨论，自由发言；
5. 期刊编辑部主任总结，并确定下一步的工作计划和目标；
6. 会议结束，参会人员离场。
六、会议记录
1. 每次会议应指定一名记录员，负责记录会议内容、参会人员发言要点以及会议决策等。
2. 会议结束后，记录员应及时整理会议纪要并发给所有参会人员。
3. 会议纪要应准确反映会议内容和决策，为部门成员提供工作参考。
七、决策与执行跟踪
1. 会议决策应明确责任人、执行计划和完成时间。
2. 责任人应按时向上级领导汇报决策执行情况，如遇到问题应及时寻求帮助和解决方案。
3. 期刊编辑部主任应对决策执行情况进行监督和跟踪，确保各项工作按计划有序进行。
八、评估与改进机制
1. 定期对例会制度进行评估，包括会议效果、参会人员满意度等方面。
2. 根据评估结果，对例会制度进行持续改进和优化，提高会议效率和质量。
3. 鼓励参会人员提出改进建议，不断完善例会制度，推动期刊编辑部各编辑室协同联动，建立完善长效沟通机制。
